Informativa sulla privacy
1 – Inquadramento
La presente Informativa sulla privacy stabilisce l’impegno di ciascuna delle aziende dell’universo VIGENTGROUP nei confronti dei rispettivi stakeholders (tra cui clienti, dipendenti, fornitori, azionisti e investitori) in materia di protezione dei dati personali di cui è responsabile, con l’intenzione di contribuire a rafforzare e consolidare il rapporto di fiducia e vicinanza che intrattiene con loro, attraverso una comunicazione chiara e trasparente sull’uso di tali dati e quali diritti riconosce ai rispettivi titolari e come questi possono esercitarli.
VIGENTGROUP agisce nel rigoroso rispetto dei principi descritti nella presente informativa, del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati) e della legislazione applicabile sulla protezione dei dati, in tutte le attività di trattamento dei dati personali di cui è responsabile.
L’Informativa sulla privacy si inquadrata nel corpus normativo della protezione dei dati personali di VIGENTGROUP che comprende standard e procedure per la gestione della sicurezza e della privacy dei dati personali.
VIGENTGROUP procede al trattamento dei dati personali con strumenti operativi e tecnici per supportare le attività dei suoi processi aziendali.
A. Obiettivi
L’Informativa sulla privacy, come strumento di comunicazione, ha come obiettivi principali:
– Rafforzare e consolidare il rapporto di fiducia e vicinanza di VIGENTGROUP con tutti i suoi stakeholders;
– Dimostrare trasparenza sulle finalità e sulle attività di trattamento effettuate da VIGENTGROUP, così come sui periodi di conservazione dei dati personali interessati;
– Informare gli interessati dei loro diritti in relazione alla protezione dei dati e di come possono esercitarli;
– Fornire agli interessati informazioni sui responsabili di VIGENTGROUP a cui possono rivolgersi per esercitare i loro diritti o chiarire in che modo sono trattati i loro dati personali.
B. Ambito di applicazione
L’Informativa sulla privacy si applica esclusivamente al trattamento dei dati personali effettuato da VIGENTGROUP, nell’ambito delle finalità previste.
Ai fini della presente informativa sono considerati dati personali tutte le informazioni riguardanti una persona fisica identificata o identificabile (interessato).
È considerata identificabile una persona che può essere identificata direttamente o indirettamente, ossia, mediante riferimento ad un numero di identificazione o ad uno o più elementi specifici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, mentale, economica, culturale o sociale.
C. Mantenimento, comunicazione e applicazione dell’informativa
L’Informativa sulla privacy deve essere rivista annualmente quando le circostanze cambiano e ogni volta che ci sono cambiamenti legislativi, per garantire che rimanga attuale e conforme ai regolamenti e alle leggi applicabili. Le proposte di revisione dell’informativa e la supervisione della sua applicazione e conformità sono responsabilità dell’organo di gestione competente di VIGENTGROUP.
La presente informativa deve essere nota a tutti i dipendenti di VIGENTGROUP e deve essere messa a disposizione dei suoi stakeholders in caso di trattamento dei dati personali attraverso i canali appropriati, in particolare sul sito web di VIGENTGROUP.
2 – Contenuto dell’Informativa sulla privacy
a. Il nostro impegno per la privacy
VIGENTGROUP opera sulla base della fiducia e della trasparenza. Questo impegno si riflette nel rapporto quotidiano con i nostri clienti, dipendenti, fornitori e altre parti interessate.
La privacy e la sicurezza dei dati è per noi una priorità.
Il nostro impegno è quello di raccogliere, conservare, elaborare, trasmettere o cancellare solo i dati personali in modo trasparente e che sono essenziali per la relazione in corso.
Vi informeremo su come utilizziamo i vostri dati personali e per quali scopi, assicurandoci di raccogliere, condividere e conservare i vostri dati personali secondo le migliori pratiche nel campo della sicurezza e della protezione dei dati personali.
Quando i vostri dati personali sono raccolti, memorizzati, elaborati, trasmessi o cancellati da altri intervenienti, richiediamo loro lo stesso livello di privacy e sicurezza.
Desideriamo fornirvi la certezza che i vostri dati personali sono al sicuro con noi, perché ci impegneremo sempre a proteggere la vostra privacy, e assumiamo le nostre responsabilità per quanto riguarda la protezione dei vostri dati personali molto seriamente e con grande impegno.
In caso di domande sull’uso dei vostri dati personali, saremo lieti di aiutarvi attraverso l’indirizzo di posta elettronica dataprotection@vigent.pt
b. Chi è il titolare del trattamento dei vostri dati personali?
La società sopra identificata, alla quale avete fornito i vostri dati personali, è il titolare del trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati e della legislazione complementare sulla protezione dei dati personali in vigore nei paesi in cui opera.
Ciascuna delle società sopra identificate fa parte di VIGENTGROUP e i suoi dati personali possono quindi essere trasmessi e trattati da una qualsiasi delle società appartenenti a tale gruppo.
c. Dati personali che potremmo raccogliere
In questa Informativa sulla privacy, il termine “Dati personali” indica l’insieme di informazioni che vi riguardano e che ci permettono di identificarvi, direttamente o indirettamente. I vostri dati personali possono includere, ad esempio, il vostro nome, il vostro codice fiscale e i vostri dati di contatto (fisici e/o elettronici), Possiamo, inoltre, ricevere i vostri dati personali da altre società, in particolare quando queste li raccolgono, li trattano o li conservano come parte di un contratto di servizio.
d. In che modo e perché usiamo i vostri dati personali?
Utilizziamo i vostri dati personali nella misura strettamente necessaria alla relazione in corso.
e. Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali?
Conserviamo i vostri dati personali solo per il tempo necessario a soddisfare le finalità definite all’interno della relazione mantenuta e in conformità con la legge.
Una volta raggiunto il periodo massimo di conservazione, i vostri dati personali saranno resi anonimi o distrutti/cancellati in modo sicuro.
f. Con chi possiamo condividere i vostri dati personali?
In alcuni casi possiamo divulgare i vostri dati personali a terzi nell’ambito dei servizi da loro forniti. In questi casi, richiediamo loro di mettere in atto misure di sicurezza adeguate a proteggere i vostri dati personali.
Se richiesto dalla legge, potrebbe essere necessario divulgare i vostri dati personali alle autorità o a terzi.
Quando i vostri dati personali sono resi accessibili o trasferiti da società di VIGENTGROUP a fornitori o prestatori di servizi con sede al di fuori dell’Unione europea, ci assicureremo che i vostri dati personali siano trattati in conformità con le misure di sicurezza e di protezione appropriate, compatibili con quelle da noi utilizzate.
g. In che modo potete esercitare i vostri diritti di protezione dei dati personali
In determinate circostanze avete il diritto di accedere o richiederci:
1. Ulteriori informazioni sul nostro uso dei vostri dati personali;
2. I vostri dati personali;
3. Il trasferimento ad un’altra entità dei dati personali che ci avete fornito;
4. L’aggiornamento dei vostri dati personali;
5. La cancellazione dei vostri dati personali;
6. L’opposizione al trattamento dei vostri dati personali;
7. La limitazione del modo in cui usiamo i vostri dati personali mentre li correggiamo o chiariamo qualsiasi dubbio sul loro contenuto o sull’uso che ne facciamo;
8. La messa a disposizione di un meccanismo che vi consenta di contestare le decisioni basate sui vostri dati personali.
Avrete inoltre il diritto di ritirare o modificare, in qualsiasi momento, il consenso che ci avete dato per l’utilizzo dei vostri dati personali.
L’esercizio di questi diritti è derogato quando i vostri dati personali sono utilizzati per salvaguardare l’interesse pubblico, in particolare nei casi di accertamento e prevenzione di reati, o quando sono protetti dal segreto professionale.
Per esercitare i vostri diritti alla protezione dei dati personali o se avete domande sull’uso dei vostri dati personali, contattateci attraverso l’indirizzo di posta elettronica dataprotection@vigent.pt
Se non siete soddisfatti del modo in cui utilizziamo i vostri dati personali o della nostra risposta alla vostra richiesta di esercitare i vostri diritti, potete presentare un reclamo a un’autorità di controllo competente.
h. In che modo proteggiamo i vostri dati personali?
VIGENTGROUP dispone di una serie di misure di sicurezza delle informazioni, in linea con le migliori pratiche nazionali e internazionali, al fine di proteggere i vostri dati personali, compresi i controlli tecnologici, amministrativi, tecnici, misure fisiche e procedure in grado di garantire la protezione dei vostri dati personali, impedendone l’uso incorretto, l’accesso non autorizzato e la divulgazione, la perdita, l’alterazione impropria o involontaria o la distruzione non autorizzata. In materia di sicurezza dell’informazione assumiamo lo stesso impegno di miglioramento continuo che ci guida nella nostra attività quotidiana.
Evidenziamo alcune delle misure adottate:
1. Accesso limitato ai vostri dati personali esclusivamente da parte di coloro che ne hanno bisogno per le finalità che ci siamo prefissati sopra;
2. Memorizzazione e trasferimento dei dati personali esclusivamente in modo sicuro;
3. Protezione dei sistemi informatici attraverso dispositivi che impediscono l’accesso non autorizzato ai vostri dati personali;
4. Attuazione di meccanismi in grado di garantire la salvaguardia dell’integrità e della qualità dei vostri dati personali;
5. Monitoraggio permanente dei sistemi di informazione, con l’obiettivo di prevenire, individuare e impedire l’uso improprio dei vostri dati personali;
6. Ridondanza delle attrezzature per l’archiviazione, il trattamento e la comunicazione dei dati personali, per evitare la perdita di disponibilità;
7. Se richiesto dalla legge, potremmo dover divulgare i vostri dati personali alle autorità o a terzi, in questi casi il nostro controllo su come i vostri dati personali sono protetti è limitato.
j. Aggiornamenti dell’Informativa sulla privacy
La presente Informativa sulla privacy potrà essere opportunamente aggiornata e sarà divulgata attraverso i canali appropriati, in particolare sul sito web di VIGENTGROUP.